La gestion et la dématérialisation documentaire sont des préoccupations centrales qui concernent toutes les entreprises et leurs services internes (RH, achat, commercial, etc.).
Les enjeux sont nombreux : sécurisation des données, sauvegarde et conservation de documents, accessibilité des informations... Si des solutions existent pour automatiser et faciliter la numérisation et le classement des documents, 65% des entreprises continuent pourtant de traiter leurs courriers et documents manuellement.
La gestion documentaire des TPE et PME
Chaque jour, les entreprises produisent et reçoivent des flux exponentiels d’informations et de documents divers (contrats, factures, notes de frais, bons de livraison...) qu’elles doivent traiter, classer et archiver. Si cette gestion documentaire peut paraître simple, elle est en réalité beaucoup plus complexe qu’il n’y paraît.
Dématérialisation et circuit du scan
Prenons l’exemple d’une facture fournisseur : le document doit tout d’abord être scanné, envoyé sur une messagerie professionnelle ou un dossier, puis ouvert pour en vérifier l’intégrité. En cas de problème, le document devra être scanné une seconde fois. Celui-ci devra éventuellement être édité, converti en PDF, avant d’être renommé, diffusé aux bons interlocuteurs et finalement archivé dans un dossier.
Ces tâches répétitives sont chronophages, nécessitent un grand nombre de manipulations à réaliser et peuvent être sources d’erreurs. A grande échelle, ce processus implique une mobilisation considérable en temps et ressources humaines et peut s’avérer particulièrement coûteux.
Les risques d’une mauvaise gestion documentaire
La gestion documentaire est essentielle à l’entreprise et doit être réalisée de manière optimale. Les risques d’une mauvaise gestion interne sont nombreux : non-conformité réglementaire, perte de données confidentielles et critiques, temps perdu en recherche de documents, mauvaise organisation interne, pertes financières, etc.
Tag PDF, la solution idéale pour les TPE et PME
La solution Tag PDF permet aux entreprises de faciliter la numérisation des documents, d’optimiser les délais de classement et de gagner un temps précieux sur la réalisation de ces tâches administratives. C’est une solution idéale pour les TPE et PME qui disposent d’un grand nombre de documents à scanner et qui souhaitent accélérer leur dématérialisation.
Cette solution répond à l’ensemble des besoins, des plus simples aux plus complexes.Tag PDF permet d’appliquer de nombreux traitements automatisés en quelques clics seulement et sur un large panel de documents. Concrètement, ce logiciel clés en main numérise, envoie, renomme et classe les documents de manière automatisée et sans aucune limite de volume.
Comment fonctionne Tag PDF ?
Tag PDF est un logiciel qui s’installe très rapidement sur ordinateur (10 minutes seulement) et s'utilise depuis tous les périphériques de numérisation (scanners, multifonctions, smartphones).
Le logiciel offre une interface intuitive qui permet à l'utilisateur d’accéder à l’ensemble des répertoires partagés en réseau et d’y envoyer les documents. La solution est également compatible avec de nombreux logiciels métiers.
La configuration est très simple à réaliser et permet de gagner ensuite un temps considérable. L’utilisateur est 100% autonome sur le paramétrage et peut définir selon ses besoins les répertoires destinataires, configurer les profils de numérisation, paramétrer le nommage des documents, etc.
Les différents types de classements
Tag PDF offre différentes possibilités de classement en fonction des volumes de documents à gérer et de la productivité souhaitée.
- Classement par QR Code
En positionnant une page intercalaire QR Code entre des documents de différentes natures, vous pouvez numériser, nommer et classer l’ensemble du lot en une seule manipulation.
- Classement par Hashtag
L’interface propose des raccourcis hashtags conçus pour nommer et envoyer de manière automatique les documents dans les répertoires favoris.
- Classement par répertoire
Depuis l'interface, sélectionnez votre répertoire, naviguez dans les sous-dossiers et nommez le document grâce à des formats prédéfinis.
Quelques fonctionnalités clés de Tag PDF :
- Numérisation et envoi automatique de documents :
Les documents papiers ou numériques sont envoyés dans les répertoires. Les destinataires sont instantanément alertés sur leur poste de travail via l’envoi de notifications visuelles.
- Classement et nommage automatique :
Les documents sont directement nommés et classés dans les répertoires de destination de votre choix, via l’indexation, la lecture et la reconnaissance automatique.
- Signature et horodatage de documents :
Dépôt d’un certificat de signature numérique et marquage numérique de la date et heure de numérisation.
- Éditeur PDF :
Les documents PDF peuvent être édités, modifiés et annotés.
En bref, les avantages de la solution Tag PDF
- Gain de temps et de productivité :
Tag PDF permet de réduire considérablement le nombre de manipulations à effectuer, grâce à l’automatisation de tâches manuelles et répétitives. Les collaborateurs peuvent ainsi se concentrer sur leur coeur de métier.
- Créer un environnement de travail structuré
Un processus documentaire structuré à l’échelle de l’entreprise (plan de classement et de nommage) pour optimiser l’organisation en place et la recherche de documents. Un seul logiciel compatible avec tous vos appareils : MFPs, Scanners et PC/Serveur.
- Simplicité d’utilisation :
Une interface intuitive et très rapide à prendre en main par l’ensemble des collaborateurs. Une solution simple à configurer et adaptable aux évolutions de l'entreprise.
- Traçabilité, sécurité et confidentialité des documents :
Signature et horodatage des documents numérisés. Suppression des erreurs de nommage.
Vous êtes intéressés par la solution ?
Nos experts en informatique sont à votre écoute. Nous auditons et analysons le circuit du scan au sein de votre entreprise et vous préconisons les solutions de la gamme Tag PDF la plus adaptée à vos besoins.